Il software OCR nella gestione aziendale dei documenti

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archivio aziendaLa gestione documentale è una problematica importante per qualsiasi tipo di azienda, pubblica o privata. In qualsiasi ufficio infatti, anche se di piccole dimensioni, buona parte del tempo si utilizza per leggere, controllare, verificare ed archiviare i documenti prodotti ogni singolo giorno della settimana. Per poter abbreviare in modo drastico questo tempo è possibile sfruttare il software OCR, che si occupa di riconoscere qualsiasi tipo di testo in formato digitale, anche se sotto forma di immagine o di documento non modificabile. Grazie a questi software i documenti sono così trasponibili in formati modificabili, per un migliore utilizzo dei dati in essi contenuti.

Cosa può fare un software OCR

Un software OCR essenzialmente è in rado di sostituire un essere umano nella lettura di un qualsiasi tipo di documento. Si pensi ad esempio alle fatture prodotte da un’azienda, o a una bolla di consegna o altro documento di trasporto. Grazie ai software oggi presenti sul mercato è possibile leggere, riconoscere ed interpretare in modo automatico qualsiasi tipo di documento stampato, ma anche scritto a mano in corsivo, codici a barre, marcature di qualsiasi genere. I software in grado di interpretare i documenti scritti a mano libera sono una novità degli ultimi anni, visto che si tratta di programmi ad elevata precisione, che effettuano diverse scelte nel corso del loro funzionamento. L’accuratezza è decisamente molto elevata, mentre il tempo in cui riescono ad archiviare un documento è molto meno rispetto a quello utilizzato da un essere umano, a volte anche meno della metà.

Diversi software per un unico scopo

In linea generale i software OCR sono suddivisibili in diverse tipologie, in quando è così possibile ottenere un riconoscimento più accurato, a seconda del documento che si deve archiviare. TabOCR ad esempio è un software utile per la lettura di documenti che si presentino sotto forma di moduli prestampati, come ad esempio le bolle di trasporto o le fatture. Tramite questo software si possono leggere i dettagli di ogni materiale utilizzato, fatturato o consegnato, per poter svolgere tutte le elaborazioni del caso. UniLECTOR è un software adatto per i codici a barre o per acquisire ricette farmaceutiche, bollettini di conto corrente o altri tipi di documento di questo genere. MicroLECTOR invece è un software da utilizzare nel caso in cui i documenti da archiviare rapidamente a ni modo molto efficace. La comodità di questo tipo di programmi sta infatti nel fatto che sono in grado di indicizzare ogni documento, inserendolo automaticamente in una archivio.

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